+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Как сделать архив карточек т 2 описи

Олеся 06 02 Добрый день. Подскажите, пож-ста, по описи. Правильно ли я понимаю, что опись дела например, опись приказов по личному составу будет выглядеть так же, как и журнал регистрации этих самых приказов? По сути это одна и та же информация например, о каждом приказе , но различие будет в форме этих описей. Ирина 13 03 Добрый день!

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Как сшить личные карточки уволенных сотрудников

Одной из функций архива является учет — систематизация дел, создание научно-справочного аппарата и документов архивного учета. Именно на стадии учета архивных документов создаются описи дел. Мы расскажем, какие виды описей могут составляться в организации и как их правильно оформить. В нем подробно описывается, как заполнять графы описи, как оформить дело и т. Классификация описей дел на основе Правил и Основных правил представлена на схеме.

К ним относятся, например, договоры о создании общества, изменения и дополнения к ним ст. Форма описи дел постоянного хранения приведена в Приложении 14 к Правилам Пример 1, Пример 2. Если таких дел мало 4—5 в год , то можно составить опись за несколько лет. Форма описи дел временного свыше 10 лет хранения приведена в Приложении 16 к Правилам Пример 3.

Лучше всего опись дел по личному составу вести по годам — архивисты не любят, когда в одной описи собирают дела за несколько лет. Это затрудняет поиск документов, создает путаницу, если менялась структура организации; кроме того, может нарушаться валовая нумерация в описи.

В пределах каждого года дела по личному составу традиционно систематизируются по структурным подразделениям, сформировавшим документы по личному составу. Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности п. Если в организации образуется большой объем каких-то из этих видов документов, для них могут создаваться самостоятельные годовые разделы описи п. Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу приведена в Приложении 15 к Правилам Пример 4.

Далее мы расскажем, как составить описи лицевых счетов, дел по личному составу приказы распоряжения по личному составу , личных дел уволенных работников. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

При передаче из бухгалтерии в архив организации опись на эти дела можно составлять отдельно. Для описи лицевых счетов можно использовать форму, приведенную в Приложении 15 к Правилам Пример 5.

Однако при небольшом количестве дел лицевые счета могут быть включены в сводную опись дел по личному составу совместно с другими видами документов по личному составу приказами, личными делами уволенных работников и т.

Пример 4. Приказы распоряжения по личному составу формируются в отдельные дела согласно номенклатуре дел, в соответствии с установленными сроками хранения. При больших объемах таких документов целесообразно приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации прием на работу, увольнение и перемещение работников, командировки и т. Порядок внесения дел в опись Основными правилами не установлен.

Их можно располагать в описи, например, по степени юридической значимости: сначала приказы, затем распоряжения. Пример оформления описи дел с приказами по личному составу приведен в Примере 6. Отдельная опись личных дел составляется при большой ротации работников: если у вас порядка 30—50 уволившихся в году, то лучше составить отдельную опись в алфавитном порядке Пример 7.

Если вам пришлось столкнуться с этим, то в первую очередь нужно обратиться к Правилам Особое внимание стоит обратить на то, все ли документы можно хранить в электронном виде. Возможно, стоит вынести этот вопрос на обсуждение экспертной комиссии и пригласить к участию в нем руководителя организации. Форма описи электронных дел, документов приведена в Примере 8.

Для составления описи можно использовать форму описи из Приложений 14 и 16 к Правилам Пример 9. Описи дел структурных подразделений вместе с делами постоянного хранения и по личному составу передаются специалисту, ответственному за архив. Часто в отделах заниматься этим совершенно некогда, поэтому к составлению описей дел структурных подразделений приходится подключаться работнику, ответственному за архив, и прямо указывать, какие документы и дела необходимо включить в опись. Но даже этого бывает недостаточно: ему приходится непосредственно участвовать в поиске документов, относящихся к делу, и его комплектовании.

Согласно п. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно. Порядок нумерации дел в описи — валовый. Это значит, что законченная опись дел должна включать не более единиц хранения п. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов частей , то каждый том часть вносится в опись под самостоятельным номером. Это касается и сформированных в отдельные тома приложений к делам.

Например: — Приказы, распоряжения о приеме, переводе, перемещении, увольнении, где 02 — индекс структурного подразделения, 03 — порядковый номер дела. Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью. Многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. Если наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью.

Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.

Сроки хранения дел переносятся в опись из номенклатуры дел. Они устанавливаются по типовым и ведомственным перечням. Если срок хранения документов, которые вносятся в номенклатуру дел, не регламентирован этими перечнями, он устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК ЭК организации п. Количество листов в деле соответствует количеству, указанному в листе-заверителе дела.

В этой графе делаются отметки о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т. Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела организации п. Форма титульного листа описи дел постоянного хранения приведена в Приложении 14 к Основным правилам Пример К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие п.

В последующих описях составляется дополнение к предисловию. Если не было составлено предисловие при открытии описи, то его нужно обязательно составить, когда опись закроется. Предисловие обычно состоит из двух частей: исторической и историографической. Составлять предисловие и дополнение к нему нужно обязательно.

Чем подробнее вы опишете все то, что удалось выяснить при проведении научно-технической обработки, тем проще затем будет работать с архивными документами. Фиксируйте всё: какие подразделения передали дела, какие не передали и почему; как менялась структура организации за тот хронологический период, который вы описываете, и какие в связи с этим были перемещения документов; какие дела не заводились и почему. Также следует описать физическое состояние дел, возможные ошибки при переплете и варианты их исправления; причины превышения объема одного тома более страниц или толщина более 4 см.

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления, а также заведующим архивом организации лицом, ответственным за архив.

Если поменяется лицо, ответственное за архив, у него будут полные сведения о документальном фонде организации Пример К законченной описи обязательно составляется оглавление п. Оглавление составляется к годовому разделу описи, если в ней имеются подразделы, другие более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу. Приведем пример оглавления. Указатель слов составляется к законченной описи дел п.

Составляется также к законченной описи п. К описи составляется итоговая запись, которая фиксирует количество дел, включенных в опись, содержит подписи составителей описи, а также грифы утверждающих структур муниципального или государственного архива и ЭК организации Пример Последний лист описи — лист-заверитель дела.

Лист-заверитель фиксирует количество листов в описи; он не нумеруется. Форма листа-заверителя дела приведена в Приложении 8 к Правилам Пример Реестр описей является обязательным документом архивного учета п.

Реестр описей ведется в архиве организации при наличии двух и более описей. В реестр вносятся все виды описей, составляемые в организации, в том числе опись электронных документов. Описи вносятся в реестр описей в хронологической последовательности их поступления, под соответствующими порядковыми номерами. Если в организации ранее не велся реестр описей, то его нужно составить и внести туда описи за все годы работы организации, начиная с самой ранней описи.

В реестре описей фиксируются основные даны по составу каждой поступившей в архив организации описи: номер фонда, номер описи, количество описанных в ней дел, количество листов в описи и ее экземпляров. Форма реестра описей приведена в Приложении 19 к Правилам Пример Она создается приказом руководителя.

Заседания ЭК оформляются протоколом. Протокол подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения ЭК вступают в силу после утверждения руководителем организации п. По итогам заседания ЭК, если опись дел согласована, в конце ее годового раздела ставится гриф согласования с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен п.

Если организация является источником комплектования государственного архива, то согласованные на заседании экспертной комиссии годовые разделы описи дел организации направляются на рассмотрение архивного учреждения.

После утверждения годового раздела на заседании ЭПК архивного учреждения раздел утверждается руководителем организации, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации п.

Соответствующие грифы согласования и утверждения оформляются в нижней части описи см. Примеры 1, 2, 4—9. Сичкарева, юрист, специалист по архивному делу.

Итак, дано: документы отдела кадров, более или менее упорядоченные; отсутствует номенклатура дел. Требуется: привести в порядок архив документов по личному составу.

Выглядит это примерно так: Сюда же заносятся сведения о замене части отпуска денежной компенсацией. Если сотрудник трудится на предприятии давно и в отпуск ходит периодически, рано или поздно графы данного раздела закончатся. В этом случае необходимо сделать дополнительный лист, в котором будет продублирована таблица данного раздела. Лист надо вклеить в карточку Т На практике бывают ситуации, когда дата выхода работника из отпуска не совпадает с датой, указанной в приказе по причине болезни или отзыва из отпуска.

Передача личных карточек работников на архивное хранение

Как хранить? Сколько хранить? Сшивать или не сшивать? А может, вообще лучше не вести? Отвечает Наталья Девятко, эксперт по трудовому праву. Личная карточка работника — учетный документ, в который вносится основная информация о трудовой деятельности сотрудника.

Приводим в порядок архив отдела кадров

Составление и оформление описей дел 3. Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись далее - опись - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного свыше 10 лет хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.

Одной из функций архива является учет — систематизация дел, создание научно-справочного аппарата и документов архивного учета.

Кадровое делопроизводство", , N 6 Передача личных карточек работников на архивное хранение Личная карточка - документ, содержащий персональные данные работника. Согласно существующим требованиям личная карточка сотрудников организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных муниципальных архивов, в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Эта рекомендация может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими хранение документов по кадрам. В статье рассмотрены особенности оформления сдаточной описи на весь комплект дел по личному составу за конкретный год вместе с приказами по личному составу, личными делами и другими документами по личному составу, срок хранения которых превышает 10 лет, а также частный случай этой практики - оформление описи личных карточек для сдачи в архив в случае, если за год уволился только один человек. Личные карточки относятся к унифицированным формам документов первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Личная карточка содержит персональные данные сотрудника дата и место рождения, образование, место жительства и т. В течение трудовой деятельности работника в личную карточку вносятся сведения о назначении его на должность, перемещениях по должности, отпусках, увольнении.

Образец внутренней описи документов дела

К записи комментариев Ирина 27 04 Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста. Тома не указываются ни в описи, ни на деле.

.

.

Опись дел для передачи документов в архив организации Личная карточка работника, создаваемая обычно по форме № Т-2, – обязательный.

Личная карточка сотрудников: правила хранения

.

Опись документов в архив

.

Составляем опись дел

.

.

.

.

Комментарии 1
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. prazgehrmuga

    Жми їх скільки зможеш. Але поки жлоб-міністр Авака в кріслі, поти ці гоп-бидлани будуть калічити людей. Врятувати ситуацію може тільки легалізація короткоствола.

© 2018-2021 st-nikola.ru